Como Priorizar os Problemas e Aproveitar melhor o meu Tempo? Diagnóstico

Um dos principais Benefícios da Metodologia I.D.M. é
ajudar na Priorização dos Problemas ou
Descobrir o Diagnostico (causa raiz)
  
A constante "Falta de Tempo" pode ser conseqüência de
não saber Priorizar os Problemas.
 
Vou tentar resumir aqui algumas formas de Priorizar os Problemas.
  
1. Definição Clara do Objetivo:
 
Para começar, é bom ter em mente que para cada Problema existe um Objetivo.
Se conseguirmos primeiro, priorizar os Objetivos, conseguimos também,
Priorizar os Problemas ou até ignorar a maioria deles. 
        

     

   
Na ilustração acima:

• Se o seu Principal Objetivo é o X, então o seu Problema é o X
• Se o seu Principal Objetivo é o Y, então o seu Problema é o Y 

É muito fácil cair na tentação de resolver primeiro o Problema A,
por ser o menor Problema ou por ser o Problema que se sabe resolver,
ficando na Zona de Conforto e obtendo assim, nenhum resultado no final.
 
Quando priorizamos problemas junto com outras pessoas (workshop)
temos a nosso favor as diferentes percepções de
quais são os Reais Problemas,
diminuindo assim a tendência de ficar na Zona de Conforto.
  
Uma das primeiras tarefas do Facilitador de Workshop
é se certificar de que todos os Participantes estão focados no mesmo Objetivo,
senão cada participante irá priorizar o seu problema ou sintoma,
não chegado nunca a um consenso de qual o Principal Problema ou Diagnóstico. 

  

 

2. Diagnóstico ou Real Obstáculo.
  
Sabendo qual é o Objetivo, o próximo passo é fazer o Diagnóstico,
ou seja, Descobrir qual é o Obstáculo que impede de atingir o Objetivo desejado.
Diagnóstico = Obstáculo = Principal Problema
  

     

Na ilustração acima:

• Não adianta resolver o problema A, pois este não leva ao Objetivo
• O único caminho que leva ao Objetivo é o Problema X (Diagnóstico)  

A Descoberta ou Percepção do Real Problema não é fácil como nesta ilustração,
por isso é uma vantagem quando temos várias pessoas compartilhando as Percepções em um Workshop.
  
3. Priorizar vários Problemas (Parcelas ou Análise) 
  
Em alguns casos podemos ter mais de um Problema interferindo no Objetivo.
Neste caso podemos Priorizar os Problemas, para definir qual Resolver Primeiro.
  

     

Na ilustração acima, para Diminuir o Desperdício
é melhor resolver primeiro o Problema X .
 
Novamente alguém pode querer resolver primeiro o
problema Z, por ser a sua Zona de Conforto.
Se você tiver três equipes, uma para cada problemas está bem.
A pior situação e querer resolver na seqüência o Z, Y e X no final.
O trabalho em Grupo analisando todas as Percepções dos Problemas
pode gerar resultados melhores.
  
4. Priorização Sequencial ou Cronológica - Foco
    - Melhoria Contínua - PDCA 
  

     

  
Na ilustração acima, para Aumentar o Fluxo do líquido azul para a direita
é melhor resolver primeiro o Problema X (obstáculo)
e fazer a avaliação desta ação.

Neste caso resolver os Problemas Y e Z (zona de conforto)
antes ou simultaneamente com o X
não irão agregar valor ao resultado desejado. 

Somente após resolver o problema X
iremos agregar valor resolvendo o problema Y.
Melhoria contínua ou (PDCA)
Ver também A Teoria das Restrições (TOC)
de Eliyahu M. Goldratt - Livro A Meta - 1984
 
5. Priorização: Critérios e Percepção
  

     

Na situação acima podemos aumentar a resistência da corrente,
reforçando apenas um elo, o mais fraco de todos.
O problema é que é muito difícil Perceber qual é o elo mais fraco.
Só podemos ter certeza após a quebra deste elo em uma simulação de esforço.
 
Apesar desta ser a simulação mais complicada para a Priorização dos Problemas,
este é o Desafio mais comum que encontramos nos Workshop de Inovação, Diagnóstico ou Estratégia. 
A qualidade ou experiência dos Participantes (e do Facilitador)
são fatores fundamentais nestas situações. 
 
Por fim, vale lembrar novamente que a Priorização dos Problemas
geralmente é melhor quando realizado em grupo - Processo Colaborativo (workshop)
pois assim podemos usufruir de diferentes pontos de vistas ou Percepções.
 
No dia a dia das empresas eu percebo que muitos gestores
não sabem priorizar os problemas ou descobrir o diagnóstico,
então dividem o grupo em vários subgrupos e cada subgrupo resolve um problema,
sem nenhuma tentativa de Diagnóstico ou Priorização.

Um exemplo bem comum:

• Fazer pesquisa de Clima (priorizar sintomas) (ou reclamações de clientes)
• Fazer um workshop com vários subgrupos, cada subgrupo com um sintoma
• Cada subgrupo faz um brainstorming de ideias para solucionar um sintoma 

Seja Simples.
Eurico Gushi - Criador da Metodologia I.D.M. (1994)
Referência na Facilitação de Workshop de Plan. de Mudança, Estratégia e Inovação
http://metodologia-idm.blogspot.com.br/

CRIAVIVA - Treinamento de Liderança
criaviva@yahoo.com.br - (11) 9 9778-7486
http://criavivaconsultoria.blogspot.com.br/
http://pt.slideshare.net/criaviva/presentations
https://www.facebook.com/groups/metodologiaIDM/
http://facilitadordeworkshopdeinovacao.blogspot.com/
http://br.groups.yahoo.com/group/lider-facilitador/ (desde 2004)
13/05/2014